Was ist ein Mailing?

Ein Mailing ist eine zielgerichtete Form der Direktwerbung oder Kundenkommunikation, die postalisch an eine definierte Zielgruppe versendet wird. Es besteht klassischerweise aus einem personalisierten Anschreiben und kann durch verschiedene Beilagen wie Flyer, Antwortkarten, Broschüren oder Gutscheine ergänzt werden, um Empfänger zu einer bestimmten Handlung zu motivieren.

Welche Formate können im Einzelblatt-Laser personalisiert werden?

Im modernen Einzelblatt-Digitaldruck (Laser) können unterschiedlichste Formate personalisiert werden. Die gängigsten Standardformate sind DIN A4 und DIN A3. Das maximale Bogenformat ist 33,0x48,77cm. Darüber hinaus lassen sich auch Sonderformate, verkürzte Formate oder passgenaue Vordrucke (wie Anschreiben mit integrierten Karten oder Etiketten) effizient mit variablen Daten bedrucken.

Kann ein Teil mit offener Kante (z. B. ein Scheckheft oder Booklet) maschinell kuvertiert werden?

Ja. Mailingbestandteile mit einer offenen Kante, wie Scheckhefte, Booklets, Broschüren oder mehrseitige Druckprodukte, können problemlos maschinell kuvertiert werden.

Alle unsere Kuvertiermaschinen sind mit Vakuum- und Friktionsanleger ausgestattet. Dieses Zuführsystem wurde speziell dafür entwickelt, auch anspruchsvolle Mailingbestandteile zuverlässig zu vereinzeln und dem Kuvertierprozess zuzuführen. Dadurch können Drucksachen mit der offenen Kante voran sicher, präzise und mit hoher Verarbeitungsgeschwindigkeit kuvertiert werden.

Die offene Kante stellt somit kein Hindernis für die maschinelle Kuvertierung dar. Auch komplexe Mailings mit Booklets, Scheckheften oder ähnlichen Beilagen lassen sich automatisiert, effizient und prozesssicher verarbeiten.

Wie viele Bestandteile können maschinell kuvertiert werden?

Je nach Kuvertierauftrag können wir bis zu 12 verschiedene Mailingbestandteile in einem Durchlauf maschinell kuvertieren.

Unsere moderne Kuvertiertechnik umfasst:

• 8-Stationen-Kuvertiersysteme mit Mehrfachabzug und Inline-Kameralesung für Formate bis C5.
• 8-Stationen-Kuvertiersysteme mit Mehrfachabzug und Inline-Kameralesung für Formate bis C4.
• 12-Stationen-Kuvertiersysteme mit Mehrfachabzug und Inline-Kameralesung für Formate bis C4.

Dank des Mehrfachabzugs können bei Bedarf mehrere Exemplare eines Mailingbestandteils aus derselben Station entnommen werden. Dadurch lassen sich auch umfangreiche oder individuell zusammengestellte Mailings effizient und vollautomatisch verarbeiten.

Für maximale Prozesssicherheit verfügen unsere Kuvertieranlagen zusätzlich über:

• Inline-Kameralesung zur automatischen Kontrolle der richtigen Dokumentenzuordnung.
• Ausgangslesung mit Hochleistungswaage zur Überprüfung der Vollständigkeit jeder Sendung.
• Revisionsdateien für eine lückenlose Dokumentation des gesamten Kuvertierprozesses.
• Versionskontrolle mit Bildabgleich, um unterschiedliche Dokumentversionen zuverlässig zu erkennen und korrekt zuzuordnen.

Können mehrere personalisierte Bestandteile kuvertiert werden?

Ja, das ist durch den Einsatz moderner Kamerasteuerungssysteme möglich. Die Kuvertiermaschine scannt den entsprechenden Datamatrix-Code für jeden einzelnen Bogen, gleicht die Daten ab und stellt sicher, dass alle personalisierten Bestandteile (zum Beispiel ein personalisiertes Anschreiben und eine personalisierte Antwortkarte) exakt für denselben Empfänger zusammengefügt und kuvertiert werden.

Übernehmen Sie auch manuelle Tätigkeiten?

Ja. Wir übernehmen neben der maschinellen Kuvertierung auch manuelle Konfektionierungs- und Versandarbeiten, wenn diese für Ihr Mailing erforderlich sind.

Zu den manuellen Tätigkeiten gehören beispielsweise:

• Einlegen von Sonderbeilagen oder Warenproben
• Manuelles Konfektionieren von Mailings
• Individuelle Zusammenstellungen und Sets
• Beilagen, die sich nicht maschinell verarbeiten lassen
• Nacharbeiten und Sonderlösungen

Unser Schwerpunkt liegt jedoch auf der maschinellen Kuvertierung von mittleren und großen Auflagen. Mit unseren automatisierten Kuvertiersystemen verarbeiten wir hohe Stückzahlen schnell, wirtschaftlich und mit einer konstant hohen Qualität. Manuelle Arbeitsschritte ergänzen den Prozess dort, wo individuelle Anforderungen oder besondere Mailingbestandteile dies erforderlich machen.

Dadurch erhalten Sie eine maßgeschneiderte Lösung – von der vollautomatischen Kuvertierung bis hin zur manuellen Konfektionierung komplexer Mailings.

Wir benötigen eine umfassende Beratung – besuchen Sie uns auch Vorort?

Ja, für komplexe Projekte, individuelle Mailing-Aktionen oder die Optimierung von Druck- und Logistikprozessen bieten wir Ihnen gerne eine persönliche Fachberatung an – nach Absprache selbstverständlich auch direkt bei Ihnen vor Ort im Unternehmen, um die Abläufe optimal aufeinander abzustimmen.

Wie schnell wird ein Mailing zugestellt?

Die Laufzeit einer Mailingaktion hängt von der gewählten Versandart ab. Briefe werden je nach Versandprodukt in der Regel innerhalb von E+1 oder E+2 zugestellt. Dialogpost hat eine Regellaufzeit von E+4 und eignet sich besonders für Werbe- und Marketingmailings.

Versandart Brief

Regellaufzeit: E+1 oder E+2

Geeignet für zeitkritische Mailings, Rechnungen, Vertragsunterlagen, wichtige Kundeninformationen

Versandart Dialogpost

Regellaufzeit: E+4

Geeignet für Werbemailings, Produktinformationen, Einladungen, Kundenkommunikation

Was passiert bei der Portooptimierung?

Bei der Portooptimierung für Briefpost und Dialogpost wird jede Sendung geprüft, um das wirtschaftlichste Porto und die passende Versandart zu ermitteln. Dabei fließen Kriterien wie Format, Gewicht, Sendungsart, Zielregion und die aktuellen Portotarife der Deutschen Post in die Berechnung ein.

Insbesondere bei Dialogpost werden Sendungen zusätzlich nach den Vorgaben der Deutschen Post sortiert, gebündelt und versandfertig aufbereitet. So können Unternehmen von Portorabatten und vergünstigten Versandkonditionen profitieren, ohne ihre internen Abläufe ändern zu müssen.

Das Ergebnis ist eine kosteneffiziente Versandlösung mit optimierten Portokosten, einer reibungslosen Einlieferung und maximaler Wirtschaftlichkeit – unabhängig davon, ob regelmäßig Geschäftsbriefe, Rechnungen, Serienbriefe, Mailings oder Dialogpost versendet werden.

Mit welchen Postdienstleistern versenden Sie?

Antwort: Wir versenden Ihre Briefpost und Dialogpost mit allen gängigen Postdienstleistern – ganz nach Ihren Anforderungen. Die Wahl des Versandpartners richtet sich unter anderem nach Kosten, Laufzeit, Versandart und individuellen Kundenwünschen.

In den meisten Fällen liefern wir die Sendungen bei der Deutschen Post ein, da sie deutschlandweit ein flächendeckendes Zustellnetz sowie attraktive Versandlösungen für Geschäftsbriefe, Dialogpost, Rechnungen, Serienbriefe und Mailings bietet.

Auf Wunsch nutzen wir jedoch auch alternative Postdienstleister oder regionale Zustelldienste, wenn diese für Ihr Versandprojekt wirtschaftliche oder logistische Vorteile bieten. So erhalten Sie stets die passende Versandlösung für Ihren Briefversand – zuverlässig, flexibel und kostenoptimiert.

Kann sich auch ein Bild oder die Unterschrift von Brief zu Brief ändern?

Ja. Wir erstellen personalisierte Briefe und Mailings, bei denen sich Texte, Bilder, Grafiken, Logos oder Unterschriften individuell von Sendung zu Sendung ändern können. Grundlage dafür sind die Daten, die Sie uns bereitstellen.

Mit diesem sogenannten variablen Datendruck (Variable Data Printing) lassen sich beispielsweise persönliche Anreden, unterschiedliche Angebote, individuelle Ansprechpartner, standortbezogene Inhalte oder personalisierte Unterschriften automatisch in jeden einzelnen Brief einfügen.

Diese Form der Personalisierung eignet sich besonders für Mailings, Dialogpost, Rechnungen, Serienbriefe, Spendenaufrufe, Einladungen und Kundenkommunikation. Sie steigert die Relevanz der Inhalte für den Empfänger und ermöglicht eine professionelle, individuelle Ansprache – auch bei großen Versandmengen.

Produzieren Sie auch Postkarten?

Ja. Wir produzieren und versenden Postkarten bereits ab einer Auflage von 1 Stück im hochwertigen Digitaldruck. Dadurch eignen sich unsere Leistungen sowohl für Einzelstücke als auch für kleine und große Versandaktionen.

Auf Wunsch personalisieren wir jede Postkarte individuell – zum Beispiel mit unterschiedlichen Anreden, Texten, Bildern, QR-Codes oder Werbebotschaften. Das macht Postkarten ideal für Werbeaktionen, Einladungen, Kundenmailings, Gutscheine, Terminerinnerungen oder Direktmarketing-Kampagnen.

Neben dem Druck übernehmen wir auf Wunsch auch die Adressierung, die Portooptimierung und den Versand. So erhalten Sie alle Leistungen rund um den Postkartenversand aus einer Hand – schnell, flexibel und kosteneffizient.

Ist die Teilnahme am Verfahren PremiumAdress sinnvoll?

Ja, wenn Ihnen ihre Adressqualität wichtig ist. Die Teilnahme am PremiumAdress-Verfahren bietet die Möglichkeit Ihre Adressdatenbank auf dem aktuellen Stand zu halten. Unzustellbare Sendungen kosten Sie nur unnötiges Geld für den Druck, die Konfektionierung und denn Portokosten.
In Deutschland gibt es pro Jahr ca. 11 Millionen Adressänderungen. Neben den ca. 10 Millionen Menschen, die innerhalb eines Jahres umziehen, liegt die Sterberate bei 1 Million Menschen.
Es gibt unterschiedliche Varianten, welche die verschiedensten Ansprüche abdecken.

Was sind Dubletten?

Mehrfach vorhanden Adressen verursachen unnötige Kosten und hinterlassen einen negativen und unprofessionellen Eindruck beim Empfänger. Mit spezieller Software können diese Dopplungen im Vorfeld erkannt und ausselektiert werden.

Was versteht man unter Automationsfähigkeit?

Beim Versand Ihrer Briefsendungen über die Deutsche Post werden für die Verarbeitung modernste Sortieranlagen eingesetzt. Damit eine schnelle und störungsfreie Abwicklung
erfolgen kann, ist die Einhaltung der postalischen Vorgabe zwingend erforderlich, denn andernfalls kann es zu Laufzeitverzögerungen und die Erhebung eines zusätzlichen Entgeltes kommen.

Was versteht man unter Teilleistungen Brief?

Bei der Teilleistung Brief übernimmt der Versender oder Lettershop bestimmte Vorarbeiten wie die Sortierung und Vorbereitung der Sendungen. Da dadurch der Aufwand bei der Deutschen Post reduziert wird, können Porto-Rabatte gewährt werden. Besonders bei größeren Versandmengen bietet die Teilleistung Brief eine attraktive Möglichkeit, Versandkosten zu senken.

Ist beim Porto der DPAG die MwSt. enthalten?

Das hängt von der Versandart ab. Viele klassische Briefsendungen der Deutschen Post sind umsatzsteuerfrei. Bei bestimmten Geschäftskundenprodukten und Leistungen, wie beispielsweise Dialogpost und Teilleistungen Brief, kann jedoch Mehrwertsteuer anfallen. Gerne prüfen wir für Ihr Mailing die günstigste und steuerlich korrekte Versandlösung.

Kann ich eigene Briefumschläge liefern?

Ja. Vorraugesetzt diese entsprechen unsere Vorgaben zur maschinellen Kuvertierung. Wir empfehlen hier immer eine Abstimmung im Vorfeld, da es gewisse Spezifikationen zu beachten gilt. Wir bervorzugen außenliegende Seitenklappen und einen Trapezschnitt der Klappe.